Como fazer o planejamento de comunicação da sua empresa



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 18/09/2019 

Profissional com mais de 12 anos de experiência, responsável pelas estratégias de marketing dos clientes da Orgânica.

Tomar as decisões ao longo do caminho até pode dar certo. Mas a verdade é que, sem planejamento, a probabilidade de sua empresa aproveitar todas as oportunidades que poderia, ou alcançar resultados ainda melhores, diminui muito.

Muito importante para a credibilidade, o posicionamento e o reconhecimento da empresa no mercado e na atração de novos clientes, é um planejamento de comunicação que pode fazer toda a diferença. Contudo, é preciso saber como elaborar um bom plano nessa área. 

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Neste post, você aprenderá o conceito de comunicação, como funciona nas empresas, a importância da consistência e como elaborar o planejamento do seu negócio. Vamos lá?!

O que é comunicação

A comunicação, segundo Chiavenato, é a troca de informações entre indivíduos e significa tornar comum uma informação, constituindo um dos processos fundamentais da experiência humana e da organização social. Presente no dia-a-dia de todos nós, tem o objetivo de transmitir uma mensagem a um receptor e é essencial para o entendimento familiar, profissional e social.

Foi a comunicação que tornou possível a convivência social, podendo ser expressa por meio da escrita, de gestos, da fala ou até mesmo pela postura e forma de se vestir. Toda atividade humana, para ter êxito, depende da habilidade de as pessoas interagirem enre si - algo essencial para relações entre um grupo.

Com a internet e as novas tecnologias, a comunicação tem evoluído e ganhado novos espaços. Hoje, suas possibilidades são maiores, como notamos com o uso das redes sociais.

Nas epresas, a comunicação é uma ferramenta estratégica muito importante para alcançar objetivos diversos, em que são comuns serem utilizados vídeos, murais e e-mails, por exemplo, para a transmissão efetiva de uma mensagem.

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É importante dizer que nem sempre a comunicação tem origem nas camadas gerenciais de uma empresa. A troca de informações acontece de várias formas, entre pessoas de setores e hierarquias iguais ou diferentes.

Um exemplo é o caso de indústrias que integram seus colaboradores na semana inicial, por meio de vídeos e reuniões, para apresentar a empresa e suas normas, valores e outras informações importantes.

Os passos para a construção de um planejamento de comunicação

Ao criar um plano bem estruturado, sua empresa conseguirá se comunicar com mais eficácia e alcançar seus objetivos. Vamos entender o que é preciso para isso.

1. Estude o mercado e sua empresa

A primeira coisa que você precisa fazer é entender a situação atual da sua empresa e o mercado no qual está inserida. Comece descrevendo o que a sua companhia faz e como a comunicação é feita. O que funciona bem? O que precisa melhorar?

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Analise também as situações políticas, econômicas, sociais e tecnológicas, pois esses são aspectos que podem afetar o seu negócio tanto positiva quanto negativamente. Fazer a análise da matriz conhecida como FOFA (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças), é essencial para entender o seu nível de competitividade no mercado e onde deve estar o foco.

2. Tenha em mente os objetivos da empresa

Não seria estranho se um atendente de uma loja usasse os termos técnicos e a formalidade de um advogado? Quem lida diretamente com o público precisa de uma comunicação clara, próxima e amigável. Os clientes que fossem atendidos por esse atendente certamente sairiam confusos com os termos desconhecidos e insatisfeitos por não terem conseguido se comunicar.

Para as organizações, funciona de forma similar. A comunicação é uma das áreas que mais precisa estar alinhada com a empresa como um todo. Ela precisa ser harmônica com sua identidade e com seu posicionamento.

Além disso, precisa estar de acordo principalmente com seus objetivos. O que sua empresa procura? Mais visibilidade? Você só conseguirá bons resultados se souber quais resultados espera e, consequentemente, como chegar até eles.

Não deixe de criar um link entre seus objetivos organizacionais e suas estratégias de comunicação.

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3. Tenha uma equipe especializada

A comunicação é uma atividade-chave da empresa. Ela é guardiã da imagem, da reputação e da credibilidade. Por isso, precisa estar nas mãos de profissionais que não apenas saberão conduzi-la com responsabilidade, mas que também consigam gerar resultados a partir dela.

Aqui entram os objetivos citados acima — o que a sua empresa espera conseguir com a comunicação? Profissionais especializados precisam estar aptos para usar as ferramentas disponíveis da melhor forma para chegar lá.

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4. Estabeleça um orçamento

O orçamento vai depender bastante da sua estratégia. Se ela for baseada, fundamentalmente, na web, os custos tendem a ser mais acessíveis. Já anúncios em TV, rádios e meios impressos, costumam custar um pouco mais caros.

Por isso, é tão importante planejar o uso dos canais e estabelecer um cronograma, como explicaremos nos itens seguintes.

Sabendo exatamente que ações você tomará durante o ano, ficará mais fácil estabelecer quanto você terá disponível para manter os canais, a equipe de comunicação, a produção de conteúdo e eventuais campanhas de promoção e marketing.

Tenha o cuidado de ser bastante detalhista e claro nessa parte, mas não se esqueça de que o orçamento também exige alguma flexibilidade para eventos inesperados.

5. Entenda suas audiências

Você precisa ter uma descrição de suas audiências e como deve ser a comunicação com cada uma delas - afinal de contas, as informações que interessam a seu público interno, como férias coletivas e projetos desenvolvidos, não são tão relevantes para os seus consumidores.

Você pode criar uma tabela com suas principais audiências, como políticossócios, acionistas e clientes, e indicar que tipo de assunto interessa a cada um.

6. Planeje o uso de seus canais

Que canais oficiais a organização vai usar? Como será sua comunicação neles? Descontraída, mais profissional, próxima ou com certo distanciamento do público? Definida a forma com que a empresa se apresentará, é preciso definir os canais.

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E isso, claro, dependerá de onde está seu público-alvo: são pessoas que usam muito a internet ou que assistem mais à TV? Tenha o cuidado de basear sua escolha em dados sólidos sobre o público e invista nos canais mais usados por ele. 

É importante construir uma identidade forte, fácil de ser reconhecida e com uma linguagem padronizada para cada canal, que deve ser seguida por todos na equipe. Essa identidade não apenas fortalecerá a imagem de sua empresa para o público, mas também ajudará a mantê-la viva na memória dele.

Ter uma identidade também contribui para a atração e construção de um relacionamento com seu público-alvo.

7. Tenha um cronograma

Você talvez já tenha percebido a diferença entre o "vou começar uma dieta" e "vou começar uma dieta na segunda-feira". Quando definimos datas e prazos, criamos a sensação de urgência necessária para colocar em prática nossos planos.

E esse é um dos motivos pelos quais criar um cronograma é vantajoso para a empresa. Ele garante que seus objetivos e metas sejam cumpridos no prazo certo e também a avaliação de possíveis atrasos.

O cronograma também guia suas ações e as torna estratégicas. Se sua empresa vende flores e sabe que o Dia das Mães está chegando, por exemplo, o ideal é começar uma campanha de comunicação com antecedência, para que sua marca já fique presente na mente dos consumidores.

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E isso vale para vários períodos que possam ser aproveitados pela empresa: inverno ou verão, Black Friday, feriados prolongados ou o fim de semana.

Procure ter um planejamento a médio prazo — cerca de um ano. Embora seja interessante ter uma visão geral dos rumos da empresa, também é importante ter flexibilidade para acompanhar imprevistos, tendências e outras reviravoltas que possam surgir no caminho.

8. Prepare-se para as crises

Toda empresa enfrenta crises ocasionalmente, em maiores ou menores proporções. O ideal é que você tenha um plano de ação tanto para aquela reclamação de um cliente injuriado quanto para crises de imprensa.

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Planeje as respostas para os problemas que os clientes possam vir a ter, esteja preparado para emitir comunicados rápidos e eficazes em um momento de crise mais séria e prepare seus executivos e outros colaboradores para falarem em nome da empresa, caso seja necessário.

Além disso, mantenha sempre um bom relacionamento com a imprensa e com o público. A construção da confiança ao longo do tempo é importante para esses momentos de impasses — uma empresa com credibilidade tem mais chances de se sair melhor do que uma que vive pisando na bola. Gestão de crise também envolve prevenção!

9. Acompanhe os resultados

De nada adianta ter um planejamento se você não sabe quais têm sido seus resultados! Esteja sempre atento a todos os dados que você tem acesso, desde as informações de seu site no Google Analytics até o feedback dos consumidores na loja. 

Para facilitar seu trabalho, procure definir indicadores-chave de performance, os chamados KPIs, na sigla em inglês. Como o próprio nome diz, são dados-chave que refletem se seus objetivos estão sendo cumpridos.

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Se você quer aumentar a audiência do site, o número de acessos é um KPI, por exemplo. Eles precisam ser simples, fáceis de acompanhar e indispensáveis na avaliação dos resultados.

Entenda a importância da comunicação integrada

Para ter sucesso, é vital que a sua empresa preze pela consistência, coerência e continuidade das suas mensagens. A voz, a linguagem e todos os elementos da comunicação devem seguir um padrão, a fim de evitar dúvidas ou desconfiança na audiência, independentemente do canal ou do tipo de conteúdo escolhido.

Além de garantir a uniformidade e alcançar um objetivo maior, você posicionará a sua marca no mercado com mais efetividade, diminuirá gastos desnecessários com retrabalhos, minimizará o estresse e poderá até meso reutilizar alguns materiais de design em diferentes mídias.

Agora que você aprendeu a fazer o planejamento de comunicação da sua empresa, você está pronto para dar o próximo passo: criar um plano de Marketing Digital! Clique no banner abaixo e saiba como!
 

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