Como fazer o planejamento de comunicação da sua empresa

Tomar as decisões ao longo do caminho até pode dar certo. Mas a verdade é que, sem planejamento, a probabilidade de sua empresa aproveitar todas as oportunidades que poderia, ou alcançar resultados ainda melhores, diminui muito.

Muito importante para a credibilidade, o posicionamento e o reconhecimento da empresa no mercado e na atração de novos clientes, é um planejamento de comunicação que pode fazer toda a diferença. Contudo, é preciso saber como elaborar um bom plano nessa área. 

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Neste post, você aprenderá o conceito de comunicação, como funciona nas empresas, a importância da consistência e como elaborar o planejamento do seu negócio. Vamos lá?!

O que é comunicação

A comunicação, segundo Chiavenato, é a troca de informações entre indivíduos e significa tornar comum uma informação, constituindo um dos processos fundamentais da experiência humana e da organização social. Presente no dia a dia de todos nós, tem o objetivo de transmitir uma mensagem a um receptor e é essencial para o entendimento familiar, profissional e social.

Foi a comunicação que tornou possível a convivência social, podendo ser expressa por meio da escrita, de gestos, da fala ou até mesmo pela postura e forma de se vestir. Toda atividade humana, para ter êxito, depende da habilidade de as pessoas interagirem enre si - algo essencial para relações entre um grupo.

Com a internet e as novas tecnologias, a comunicação tem evoluído e ganhado novos espaços. Hoje, suas possibilidades são maiores, como notamos com o uso das redes sociais.

Nas epresas, a comunicação é uma ferramenta estratégica muito importante para alcançar objetivos diversos, em que são comuns serem utilizados vídeos, murais e e-mails, por exemplo, para a transmissão efetiva de uma mensagem.

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É importante dizer que nem sempre a comunicação tem origem nas camadas gerenciais de uma empresa. A troca de informações acontece de várias formas, entre pessoas de setores e hierarquias iguais ou diferentes.

Um exemplo é o caso de indústrias que integram seus colaboradores na semana inicial, por meio de vídeos e reuniões, para apresentar a empresa e suas normas, valores e outras informações importantes.

Por que você deve ter um planejamento de comunicação?

Ter um planejamento de comunicação não é apenas um detalhe: é uma forma de garantir que as estratégias da sua empresa seguirão uma linha lógica, com ações que conversam entre si e que são feitas pensando em um objetivo comum, cooperando para um bom resultado.

Entenda, abaixo, alguns dos benefícios de investir no planejamento!

Aumenta a previsibilidade

Uma das vantagens do planejamento de comunicação é o aumento da previsibilidade. Isso se dá porque dentro dele há um cronograma de ação, que serve como um guia para a sua equipe. Esse cronograma precisa ser seguido para garantir que o plano seja executado com maestria.

Por isso, é possível prever quais serão as ações das próximas semanas e se programar para entregar tudo o que estiver pendente nesse período, evitando atrasos e garantindo uma boa performance.

Organiza as rotinas da empresa

Sem dúvidas, o plano de comunicação também ajuda a organizar as rotinas da empresa. Com esse planejamento, você saberá melhor o que precisa ser feito, quando precisa ser entregue e que tipo de resultado esperar de cada uma das ações que estão sendo executadas.

Isso permitirá que a sua equipe não fique perdida no dia a dia: ela terá um plano de ações preestabelecido.

Aumenta seu conhecimento de mercado

Um plano de comunicação bem feito pode trazer grandes benefícios para a empresa, e o aumento do conhecimento de mercado é um deles.

Isso acontece porque, para elaborar o planejamento, é preciso que você estude seu mercado e se aprofunde cada vez mais no conhecimento de público.

E, claro, quanto mais você conhece o seu público e o seu mercado, mais preparado você estará para conseguir conquistar ainda mais espaço.

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Além disso, é possível ter uma visão diferenciada e antecipada das novas tendências: se você trabalhar com uma boa empresa de comunicação parceira, é possível descobrir quais são as novidades dentro da comunicação e do relacionamento com o cliente e, a partir daí, elaborar estratégias diferenciadas para o seu negócio.

Esclarece seu diferencial competitivo

O planejamento de comunicação permitirá que você esclareça seu diferencial competitivo por meio de um estudo aprofundado da sua empresa, do seu posicionamento, dos seus produtos e serviços, consumidores e, principalmente, da concorrência.

Quanto mais claro estiver seu diferencial competitivo, maiores são as chances de você conseguir criar uma comunicação, fundamentada em argumentos de venda suficientemente claros e convincentes, apresentando os reais benefícios do que você oferece ao seu público.

Os passos para a construção de um planejamento de comunicação

Ao criar um plano bem estruturado, sua empresa conseguirá se comunicar com mais eficácia e alcançar seus objetivos. Vamos entender o que é preciso para isso.

1. Estude o mercado e sua empresa

A primeira coisa que você precisa fazer é entender a situação atual da sua empresa e o mercado no qual está inserida. Comece descrevendo o que a sua companhia faz e como a comunicação é feita. O que funciona bem? O que precisa melhorar?

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Analise também as situações políticas, econômicas, sociais e tecnológicas, pois esses são aspectos que podem afetar o seu negócio tanto positiva quanto negativamente. Fazer a análise da matriz conhecida como FOFA (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças), é essencial para entender o seu nível de competitividade no mercado e onde deve estar o foco.

2. Entenda a realidade do seu negócio

Entender a realidade da sua empresa e seu posicionamento é fundamental para destrinchar um plano de comunicação eficaz para o seu negócio. Para realizar esse estudo, é interessante fazer uma auditoria e compreender em que estágio a companhia se encontra, e se existe algum plano de comunicação em execução no momento presente.

Essa é a hora de avaliar como a sua empresa está no mercado, quais são os seus acertos e erros nos últimos meses, e muito mais. Para isso, o ideal é:

• realizar pesquisas internas e grupos focais;
• incentivar uma reunião de brainstorm junto ao seu time de comunicação;
• coletar informações interessantes de outras áreas da empresa para analisar como está sendo a comunicação interna e a percepção dos seus colaboradores sobre a instituição.

3. Analise a sua concorrência e o seu público

Além de entender a sua empresa e o seu mercado, também é fundamental monitorar a concorrência e descobrir o que eles estão fazendo.

Por isso, analise o comportamento daquelas empresas que competem pelos mesmos consumidores, e liste quais são as melhores e piores práticas realizadas por elas. Avalie como aprender com cada uma dessas ações.

Não se esqueça de acompanhar também como está o comportamento do seu público: veja como os clientes estão se comportando, se estão fidelizados, como estão seus hábitos de compra e se existem dúvidas e questionamentos comuns entre eles no dia a dia.

Para isso, é interessante juntar-se ao time de vendas e atendimento, e acompanhar a rotina dessas equipes para descobrir como seu consumidor está se relacionando com seu negócio.

4. Tenha em mente os objetivos da empresa

Não seria estranho se um atendente de uma loja usasse os termos técnicos e a formalidade de um advogado? Quem lida diretamente com o público precisa de uma comunicação clara, próxima e amigável. Os clientes que fossem atendidos por esse atendente certamente sairiam confusos com os termos desconhecidos e insatisfeitos por não terem conseguido se comunicar.

Para as organizações, funciona de forma similar. A comunicação é uma das áreas que mais precisa estar alinhada com a empresa como um todo. Ela precisa ser harmônica com sua identidade e com seu posicionamento.

Além disso, precisa estar de acordo principalmente com seus objetivos. O que sua empresa procura? Mais visibilidade? Você só conseguirá bons resultados se souber quais resultados espera e, consequentemente, como chegar até eles.

Não deixe de criar um link entre seus objetivos organizacionais e suas estratégias de comunicação.

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5. Tenha uma equipe especializada

A comunicação é uma atividade-chave da empresa. Ela é guardiã da imagem, da reputação e da credibilidade. Por isso, precisa estar nas mãos de profissionais que não apenas saberão conduzi-la com responsabilidade, mas que também consigam gerar resultados a partir dela.

Aqui entram os objetivos citados acima — o que a sua empresa espera conseguir com a comunicação? Profissionais especializados precisam estar aptos para usar as ferramentas disponíveis da melhor forma para chegar lá.

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6. Estabeleça um orçamento

O orçamento vai depender bastante da sua estratégia. Se ela for baseada, fundamentalmente, na web, os custos tendem a ser mais acessíveis. Já anúncios em TV, rádios e meios impressos, costumam custar um pouco mais caros.

Por isso, é tão importante planejar o uso dos canais e estabelecer um cronograma, como explicaremos nos itens seguintes.

Sabendo exatamente que ações você tomará durante o ano, ficará mais fácil estabelecer quanto você terá disponível para manter os canais, a equipe de comunicação, a produção de conteúdo e eventuais campanhas de promoção e marketing.

Tenha o cuidado de ser bastante detalhista e claro nessa parte, mas não se esqueça de que o orçamento também exige alguma flexibilidade para eventos inesperados.

7. Entenda suas audiências

Você precisa ter uma descrição de suas audiências e como deve ser a comunicação com cada uma delas - afinal de contas, as informações que interessam a seu público interno, como férias coletivas e projetos desenvolvidos, não são tão relevantes para os seus consumidores.

Você pode criar uma tabela com suas principais audiências, como políticos, sócios, acionistas e clientes, e indicar que tipo de assunto interessa a cada um.

8. Planeje o uso de seus canais

Que canais oficiais a organização vai usar? Como será sua comunicação neles? Descontraída, mais profissional, próxima ou com certo distanciamento do público? Definida a forma com que a empresa se apresentará, é preciso definir os canais.

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E isso, claro, dependerá de onde está seu público-alvo: são pessoas que usam muito a internet ou que assistem mais à TV? Tenha o cuidado de basear sua escolha em dados sólidos sobre o público e invista nos canais mais usados por ele. 

É importante construir uma identidade forte, fácil de ser reconhecida e com uma linguagem padronizada para cada canal, que deve ser seguida por todos na equipe. Essa identidade não apenas fortalecerá a imagem de sua empresa para o público, mas também ajudará a mantê-la viva na memória dele.

Ter uma identidade também contribui para a atração e construção de um relacionamento com seu público-alvo.

9. Defina as mensagens e conteúdos que serão trabalhados

Para fazer um bom planejamento de comunicação, é interessante estabelecer quais serão as mensagens e conteúdos divulgados pela sua empresa.

Entenda, antes de qualquer coisa, quais são os tipos de conteúdo que geram mais interação e engajamento com o seu público: temas, formatos, canais de comunicação e muito mais.

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Com isso, é possível definir as mensagens que serão utilizadas, os argumentos de venda e outros detalhes. Também será possível identificar qual é a melhor linguagem para trabalhar nesses canais, com base no que está sendo consumido.

Esses ajustes serão fundamentais para que você consiga criar um plano de comunicação que leve a mensagem correta, do jeito correto, por meio das plataformas mais adequadas.

10. Conheça seu público

Parece óbvio, mas infelizmente são muitas as empresas que realmente não conhecem o seu público-alvo. Existe sim uma visão de um público idealizado a ser atingido, mas será que esse ideal é, de fato, quem realmente compra no seu negócio?

Analise os registros de venda, acompanhe o time comercial e descubra quem realmente está comprando na sua empresa. Entender o seu público vai ajudar a compreender quais são as dores do cliente, os problemas que busca solucionar com seu produto, os melhores argumentos de venda, as objeções de compra mais comuns e, a partir daí, estruturar mensagens que realmente convertem.

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11. Conheça seu produto

Conhecer o seu produto também é necessário: identifique todos os benefícios e utilidades dos produtos e serviços que estão sendo comercializados pela sua empresa. Além disso, levante o diferencial competitivo de cada um desses elementos e veja no que eles se destacam da concorrência.

Quanto mais aprofundado você for a respeito dos seus produtos e serviços, melhores serão seus argumentos de venda. Quando for analisar a concorrência, analise também os produtos dessas empresas: veja no que se diferem dos seus, e elabore uma comunicação que reforce os diferenciais do que está oferecendo.

12. Tenha um cronograma

Você talvez já tenha percebido a diferença entre o "vou começar uma dieta" e "vou começar uma dieta na segunda-feira". Quando definimos datas e prazos, criamos a sensação de urgência, tão necessária para colocar em prática nossos planos.

E esse é um dos motivos pelos quais criar um cronograma é vantajoso para a empresa. Ele garante que seus objetivos e metas sejam cumpridos no prazo certo e também a avaliação de possíveis atrasos.

O cronograma também é importante para guiar suas ações e torná-las estratégicas. Se sua empresa vende flores e sabe que o Dia das Mães está chegando, por exemplo, o ideal é começar uma campanha de comunicação com antecedência, para que sua marca já fique presente na mente dos consumidores.

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E isso vale para vários períodos que possam ser aproveitados pela empresa: inverno ou verão, Black Friday, feriados prolongados ou o fim de semana.

Procure ter um planejamento a médio prazo — cerca de um ano. Embora seja interessante ter uma visão geral dos rumos da empresa, também é importante ter flexibilidade para acompanhar imprevistos, tendências e outras reviravoltas que possam surgir no caminho.

13. Prepare-se para as crises

Toda empresa enfrenta crises ocasionalmente, em maiores ou menores proporções. O ideal é que você tenha um plano de ação, tanto para aquela reclamação de um cliente injuriado quanto para crises de imprensa.

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Planeje as respostas para os problemas que os clientes possam vir a ter, esteja preparado para emitir comunicados rápidos e eficazes em um momento de crise mais séria e prepare seus executivos e outros colaboradores para falarem em nome da empresa, caso seja necessário.

Além disso, mantenha sempre um bom relacionamento com a imprensa e com o público. A construção da confiança ao longo do tempo é importante para esses momentos de impasses — uma empresa com credibilidade tem mais chances de se sair melhor do que uma que vive pisando na bola. Gestão de crise também envolve prevenção!

14. Acompanhe os resultados

De nada adianta ter um planejamento se você não sabe quais têm sido seus resultados! Esteja sempre atento a todos os dados que você tem acesso, desde as informações de seu site no Google Analytics até o feedback dos consumidores na loja. 

Para facilitar seu trabalho, procure definir indicadores-chave de performance, os chamados KPIs, na sigla em inglês. Como o próprio nome diz, são dados-chave que refletem se seus objetivos estão sendo cumpridos.

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Se você quer aumentar a audiência do site, o número de acessos é um KPI, por exemplo. Eles precisam ser simples, fáceis de acompanhar e indispensáveis na avaliação dos resultados.

15. Acrescente uma etapa de otimização

Depois de acompanhar os resultados do seu plano de comunicação, é preciso criar uma etapa de otimização.

O plano de comunicação precisa ser fluido, e acompanhar as necessidades da empresa: afinal, com a análise de dados e o entendimento de como você está desempenhando cada uma das suas ações, é possível entender como melhorar e tornar as próximas etapas mais bem-sucedidas e certeiras.

Por isso, não se esqueça de sempre reavaliar o planejamento e descobrir se existem pontos que podem ser transformados para entregar um resultado ainda melhor, aproximando-se cada vez mais do seu objetivo de marketing.

Entenda a importância da comunicação integrada

Para ter sucesso, é vital que a sua empresa preze pela consistência, coerência e continuidade das suas mensagens. A voz, a linguagem e todos os elementos da comunicação devem seguir um padrão, a fim de evitar dúvidas ou desconfiança na audiência, independentemente do canal ou do tipo de conteúdo escolhido.

Além de garantir a uniformidade e alcançar um objetivo maior, você posicionará a sua marca no mercado com mais efetividade, reduzirá gastos desnecessários com retrabalhos, diminuirá o estresse e poderá até mesmo reutilizar alguns materiais de design em diferentes mídias.

Com um bom planejamento de comunicação, é possível que você tenha cada vez mais sucesso em suas ações de marketing.

É preciso se lembrar, no entanto, de que ter uma agência de Marketing Digital especializada para auxiliar nesse processo é fundamental, pois é com expertise e análise estratégica que você conseguirá entender a sua empresa, seu consumidor, seus concorrentes e seu mercado de atuação!